Nouvelle organisation de l'accueil administratif

Le secrétariat est réduit à 1/2 poste jusqu'en octobre (fin du contrat de la personne qui occupait l'autre mi-temps). Voici, jusqu'à la fin de l'année (vendredi 8 juillet), les horaires de la secrétaire pour l'accueil au secrétariat et pour la présence au téléphone :

- Lundi, de 8H à 12H30 et de 13H15 à 17H  

- Mardi, de 8H à 12H (néant l'après-midi)  

- Mercredi : néant, (matin et après-midi)  

- Jeudi, de 8H à 12H (néant l'après-midi) 

- Vendredi, de 8H à 12H (néant l'après-midi)             

Recommandation pour le secrétariat

Il est demandé à tous les usagers du collège de se conformer le plus possible, pour des tâches de gestion des dossiers (remise, retrait, etc.) et pour communication téléphonique, aux horaires indiqués ci-dessus.

Autres tâches administratives

Bien que leurs missions ne consistent pas à assurer le secrétariat du collège, M. le Principal et Mme la Gestionnaire continueront à suppléer les absences de personnel en secrétariat. Cependant, il est demandé aux usagers de veiller à limiter leurs demandes aux cas qui le nécessitent. M. le Principal, et Mme la Gestionnaire sont présents au collège d'une façon quasi continue, mais les horaires les plus favorables pour les rencontrer sont de 8H15 à 12H15 et de 13H30 à 17H. Occupés par d'autres tâches, appelés parfois à se rendre à l'extérieur, il est plus sûr pour les rencontrer de téléphoner par avance ou de prendre un RV.

Recommandations "téléphoniques"

Il est indispensable de proscrire les appels téléphoniques avant 8H, entre 12H15 et 13H15, au delà de 17H.Cette recommandation ne concerne pas les appels à caractères impérieux et urgents (tels la recherche d'un élève, une communication à faire immédiatement, etc.), cas pour lesquels il sera donné une suite dans les meilleures conditions possibles.

Elèves : consignes spécifiques

Pour alléger les visites au secrétariat et éviter des embouteillages, il est recommandé de passer le plus possible par la Vie Scolaire.

Il faudra veiller à ramener les documents demandés dans les délais impartis, sans avoir besoin de relances multiples, dans les formes prescrites (signatures, renseignements complétés, pièces à joindre fournies, etc.). Toute relance nécessite du temps et de l'énergie... ce qui est actuellement parmi les éléments les moins disponibles au collège !

L'usage du téléphone pour appeler les familles sera restreint aux cas urgents, mais ne sera plus accepté si des précautions auraient pu être prises (évènement déjà signalé sur le panneau d'affichage, par voie du carnet de liaison, etc.)

Pour la bonne marche du collège dans son ensemble, il faut préciser que M. le Principal et Mme la Gestionnaire sont les deux seuls membres de l'équipe d'encadrement, qui compte habituellement aussi un Principal Adjoint et surtout un CPE ; ces postes non fournis au collège de Mézin obligent M. le Principal et Mme la Gestionnaire à assumer les tâches effectuées normalement par ces personnes, tout au long de l'année.

La fin de contrat d'une personne à mi-temps au secrétariat repousse vers eux une partie du travail de gestion qui est du ressort de ce service secrétariat, mais ils ne pourront pas l'effectuer si les usagers ne respectent pas les règles énoncées ci-dessus. Il est donc demandé à tous de faire des efforts pour venir au collège avec des dossiers les plus complets possibles, dans les délais demandés. Certains personnels doivent être les premiers relais : Vie Scolaire, Professeurs Principaux...